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  1. 2008.03.03 보고서 잘 쓰는 방법을 배워보자.


눈큰아이입니다.

청와대 대통령 비서실에서 편찬한 보고서 작성요령 매뉴얼이 있다는 사실을 우연찮게 전해듣고 찾아보니 쉽게 구할 수 있었습니다. 이 매뉴얼은 지난 2005년 12월 산업자원부 혁신기획관실에서 작성한 문서이며, 기본적으로 정부조직에서 보고서를 작성하는 방법을 학습하기 위한 교재이나, 일반 기업등에서도 충분히 숙지할만한 내용들이 많이 보입니다.

백문이 불여일견
특히 어떤 일을 잘하고 싶을 때에는 정말 잘된 예를 하나 보면서, 그대로 몸소 해보는 것이지요. 이 매뉴얼의 뒷부분에는 잘 작성된 보고서 예제들이 나와있습니다. 한번 읽어보세요.
사실 눈큰아이도 회사생활을 오래하다 보니, 여러가지 다양한 보고서, 품의서, 결재서류 등을 접하게 되는데, 마음에 드는 것은 보기 드문 것 같아요. ^^ 그렇다고 저는 보고서를 잘 적느냐.. 그렇지도 않습니다 ^^ 그렇기 때문에 이런 자료들 찾아보면서 skill-up하려는 것이지요.


개략적인 키워드만 몇개 뽑아봤습니다.

보고서 작성 교육의 필요성
보고서 작성에 대한 체계적인 교육이나 지침없이 선배,상급자로부터 도제식 학습에 의해 습득.
작성자의 개인적 성향에 따라 내용, 형식이 매우 다양해지고, 보고서의 목적과 유형에 부적합한 보고서가 작성됨.
일부 보고서는 보고받는 사람의 입장에서 작성되지 못하고, 보고하는 사람 위주로 작성됨.
형식, 내용 측면에서 SOP(Standard Of Process) 필요

보고서 작성요령
보고서는 수요자(보고받는 사람) 관점에서 이해하기 쉽게 작성하여, 수요자가 정확히 판단하는 것을 도울 수 있어야 함.
단편적이거나 특정 부서의 의견만을 반영하지 않고, 과거사례 및 타부서 의견 등을 포괄적으로 검토하여 작성
보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 하며, 다른   보고서나 자료가 없이는 제대로 이해할 수 없게 작성되어서는 안됨
보고서 분량은 가능한 적을수록 좋으며 필요시 별첨 참고자료 활용
가급적 업무 시스템에 등록되어 있는 표준화된 보고서 서식ㆍ규격을 사용
내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성
※ 가능한 6하 원칙에 의거해 작성하고, 불필요한 미사여구나 수식어, 오해를 유발할 수 있는 애매한 표현이나 과장된 표현은 지양
보고서 작성 목적, 경위와 쟁점, 대안, 추진계획을 명확하게 기술

보고서는 실천가능하고 구체성 있는 방안을 제시하여 보고 받는 사람이 실질적으로 활용할 수 있도록 해야 함
상부지침을 받아 작성하는 보고서의 경우, 지침에 충실하게 작성하되 이견이 있을 때는 타당한 이유를 적시하여 보고

결정권자의 입장에서 알아야 할 핵심사항 중심으로 작성
“나의 10분”이 “정책결정권자의 10분”과 같지 않음
문제에 대한 근원적 해결대안을 제시해야 함

문서의 성격에 따라 개조식과 서술식을 병행해서 사용
개조식 : 정책추진상황의 보고, 서술식 문서의 요약, 발표 자료 등
서술식 : 정책적인 보고서, 회의자료 등




참고 : 美 CIA의 정보보고서 작성 기본 10원칙

1) 결론을 먼저 서술 (Put big picture, Conclusion First)
  o 판단을 먼저 제시하고 뒤에 보충할 수 있는 사항을 기술
    ※ 정보사용자는 시간이 촉박하여 무엇을 말하려고 하는가를 빨리 알고 싶어함
2) 정보의 조직화, 체계화 (Organize Information)
  o 혼란을 야기하지 않도록 입수된 정보를 논리적으로 체계화
    ※ 불필요한 반복을 회피하고 요점을 정리
3) 보고서의 형태 이해 (Understand Format)
  o 해당 양식의 서술기법에 따라 기술
4) 적합한 언어사용 (Use Precise Language)
  o 작성자와 사용자가 똑같이 이해할 수 있도록 적합한 언어를 구사
5) 단어의 경제적 사용 (Economic on Words)
  o 짧은 문장은 읽는 사람으로 하여금 이해도를 제고시킴
    ※ 두줄 정도가 적절하며 대화체로 서술하고 미사여구와 전문용어는 회피
6) 생각한 것을 분명하게 표현 (Achieve Clarity of Thought)
  o 표현이 불문명하면 내용도 불분명하므로 작성전 생각하는 바를 미리 정리
7) 능동태 표현 (Use Active Voice, not Passive Voice)
  o 능동태 문장은 직접적이고 확실하고 적극적인 의미를 전달
8) 자기가 작성한 보고서를 스스로 편집 (Self-edit Your Writing)
  o 보고서 제출전 다시 읽고 수정하여 최상의 것이라고 판단했을 때 제출
    ※ 동료에게 미리 보여주어 오자·탈자·내용상 하자 등에 대해 의견을 얻어 수정
9) 정보 사용자의 수요를 분명히 알 것 (Know your reader's Needs)
  o 정보 사용자가 무엇을 알고 싶어 하는가를 끊임없이 생각
10) 동료의 전문지식과 경험 활용 (Draw on the Expertise and Experience of your colleagues)
  o 동료들의 통찰력과 지식의 도움을 받는 것이 필요


 

Posted by NeoZest